お役立ち情報

補助金は、採択された時点ですべての手続きが完了するものではありません。むしろ、採択後に適切に事業を実施し、その内容を報告することが重要です。
補助金の制度によって具体的な手続きは異なりますが、一般的には、交付決定の内容や補助事業計画に沿って事業を実施し、支出や事業の実施状況を記録したうえで、実績報告を行うことが求められます。
せっかく補助金に採択されても、必要な手続きを適切に行わなければ、補助金が交付されなかったり、場合によっては交付済みの補助金の返還を求められたりする可能性があります。

なぜ事業実施状況の確認が必要なのか

補助金は公的な財源を原資としているため、補助事業が交付決定の内容に沿って適正に実施されたかを確認する仕組みが設けられています。
そのため、事業者には、補助対象となる経費を実際に支出したことや、補助事業を計画どおりに実施したことを、請求書、領収書、振込記録、写真などの客観的な資料によって説明することが求められます。
例えば、設備を導入する補助事業であれば、
・予定していた設備が実際に購入されているか
・補助対象経費として認められる支出であるか
・適切な方法で支払いが行われているか
・実際に補助事業に使用されているか
といった点が確認されることがあります。
事業の実施状況や経費の支出を十分に確認できない場合には、補助金の一部または全部が交付されない、あるいは返還を求められる可能性があります。
そのため、採択された後こそ、計画と実際の事業内容に相違がないかを確認しながら、証拠となる書類を適切に整理しておくことが大切です。

確認される主なポイント

補助金の制度によって異なりますが、一般的には次のような事項が確認されます。

• 交付決定後に契約・発注などの手続きが行われているか
  
• 補助事業計画に沿った内容で事業が実施されているか
  
• 請求書や領収書など、支出を証明する書類が保存されているか
  
• 補助金のルールに沿った方法で支払いが行われているか
  
• 導入した設備や制作物が実際に存在し、補助事業に使用されているか
  
• 事業完了後、所定の期限までに実績報告書が提出されているか

特に注意したいのが、「採択されたから、すぐに発注してよい」とは限らないという点です。
補助金によっては、交付決定前に契約・発注・購入などを行うと、その経費が補助対象として認められない場合があります。
事業を開始する前に、必ず利用する補助金の公募要領や交付規程、事務局からの案内などを確認しておきましょう。

保存しておくべき書類

必要となる書類や保存期間は補助金によって異なりますが、一般的には次のような資料を整理しておく必要があります。

• 交付申請書・交付決定通知書
• 見積書、発注書、契約書
• 納品書、請求書、領収書
• 銀行振込明細などの支払を証明する書類
• 導入した設備や工事などの実施状況が分かる写真
• チラシ、ホームページなどの成果物に関する資料
• 実績報告書およびその添付資料
• その他、補助金事務局から提出・保存を求められた資料

例えば、店舗の改装を行った場合には、工事前・工事中・工事後の写真などが事業の実施状況を確認する資料となることがあります。
また、広告宣伝を行った場合には、実際に作成・掲載したチラシや広告、ホームページの画面などを保存しておくことが重要です。
「実績報告のときに必要になったら探せばよい」と考えるのではなく、事業を実施する段階から証拠書類を整理しておくことが大切です。
なお、補助金によっては、実績報告後も一定期間にわたって関係書類を保存することが求められます。

現地調査が行われることもある

補助金の制度によっては、担当機関や事務局による現地調査・実地検査などが行われる場合があります。
例えば、実際に購入した機械設備が申請どおり設置されているか、店舗の改装が計画どおり行われているか、広告物が実際に掲示・掲載されているかなどが確認されることがあります。
また、事業の実施状況や設備の活用状況などについて、事業者が説明を求められる場合もあります。
そのため、申請時に提出した事業計画の内容と、実際に行った事業の内容を事業者自身が把握しておくことが重要です。
申請を専門家に依頼していた場合でも、事業の実施主体はあくまで事業者です。専門家と情報を共有しながら、事業の進捗や必要書類を管理していきましょう。

計画変更が必要な場合の注意点

補助事業を進めていると、
「予定していた設備を変更したい」
「経費の配分を変更したい」
「事業の実施期間を変更したい」
といった事情が生じることがあります。
しかし、「当初の計画と少し違うだけだから大丈夫」と自己判断して事業を進めるのは避けたほうがよいでしょう。
補助金によっては、一定の変更について事前の承認や変更申請などの手続きが必要となる場合があります。
特に、設備や事業内容の変更、補助対象経費の変更、事業実施期間の変更などについては注意が必要です。
変更が必要になった場合には、変更を実施する前に、補助金事務局などへ確認することが重要です。

行政書士がサポートできること

行政書士は、補助金申請に関する書類作成の支援だけでなく、制度や案件に応じて、採択後の実績報告や必要書類の整理などについてもサポートすることができます。
例えば、次のような支援が考えられます。

• 実績報告に必要な書類の確認・整理
• 実績報告書などの書類作成支援
• 事業実施状況の記録方法に関する助言
• 計画変更が必要となった場合の手続きに関する支援
• 補助金事務局への確認・相談に関する支援

ただし、補助金によって申請者本人による手続きが必要なものや、専門家が代行できない手続きもあります。
また、税務、労務、金融、経営コンサルティングなど、他士業・専門家の専門領域に関わる事項については、それぞれの専門家と連携することが適切な場合もあります。
どこまで専門家に依頼できるのかについても、利用する補助金の制度を確認したうえで判断することが大切です。